Vandaag een werkbericht, gisteren een handeling

Planning, uitvoering en ontvangst lopen niet gelijk

Een afspraak kan vooraf worden gemaakt, een handeling kan later plaatsvinden en het werkbericht kan nog later binnenkomen. Het zijn drie verschillende gebeurtenissen. Als je alleen de e-maildatum bewaart, kan uitgevoerd werk op een te late plek in het incidentverloop terechtkomen. Als je alleen de uitvoeringsdatum bewaart, is niet meer zichtbaar wanneer die informatie voor jou beschikbaar kwam. Beide gegevens kunnen daarom hun eigen functie houden.

ACM ConsuWijzer noemt planning als een onderdeel om bij offertes te vergelijken. Een geplande start of oplevering is een afgesproken tijdgegeven. Om te weten wat feitelijk is uitgevoerd, heb je de beschikbare uitvoeringsinformatie nodig. De afspraak mag niet stilzwijgend worden gebruikt als bewijs dat het werk toen ook plaatsvond. Het dossier houdt de afspraak en de beschrijving van de uitvoering inhoudelijk naast elkaar.

Bron bij deze uitleg:ACM ConsuWijzer: inhoud en planning van een offerte

Een werkdag is niet hetzelfde als een werktijd

Sommige berichten noemen alleen een datum. Andere noemen een ochtend of een kloktijd. Neem de precisie van de bron over zonder er zelf extra minuten bij te maken. “Volgens het werkbericht op woensdag uitgevoerd” kan volledig genoeg zijn. Het betekent niet dat je ook weet of de handeling vóór een foto van die ochtend plaatsvond. Die onderlinge relatie blijft een afzonderlijke vraag.

Een ontvangstmoment kan wel verklaren waarom een eerdere samenvatting het werk nog niet noemde. De handeling was volgens de nieuwe bron al uitgevoerd, maar de informatie was nog niet beschikbaar voor de samensteller. Die twee feiten mogen naast elkaar staan. Een eerdere samenvatting hoeft niet te doen alsof zij de latere uitleg al bevatte.

Een later bericht kan daarnaast meerdere handelingen samenvatten. De verzenddatum dateert niet automatisch ieder beschreven onderdeel. Wanneer de tekst één dag noemt voor een heel bezoek, kun je dat zo bewaren. Is voor een afzonderlijke handeling geen tijd bekend, dan hoeft die niet als aparte exact gedateerde regel te verschijnen. Een leesbare samenvatting mag minder precies zijn dan een ingevulde kalender met onbekende details.

Bron bij deze uitleg:ACM ConsuWijzer: niet goed uitgevoerd werk en beschikbare documenten

Een fictieve e-mail met een oudere uitvoeringsdatum

Fictief voorbeeld: vrijdag ontvangt een bewoner een e-mail waarin staat dat woensdag een benoemd leidingdeel is bekeken en een onderdeel is vervangen. De bewoner was tijdens het bezoek niet aanwezig. De tijdlijn noemt woensdag als uitvoering volgens de e-mail en vrijdag als ontvangst van die informatie. Een eigen waarneming van donderdag blijft een andere bron, ook als zij tussen deze twee dagen valt.

Als daarna een correctie binnenkomt, krijgt die een eigen ontvangst en verwijzing naar het eerdere bericht. ACM ConsuWijzer noemt correspondentie en werkafspraken als informatie bij een werkprobleem. Deze ordening ondersteunt het teruglezen van die stukken. Zij geeft geen oordeel over waarom een bericht later kwam, of het werk technisch toereikend was, of wie het incident heeft veroorzaakt.

Bron bij deze uitleg:ACM ConsuWijzer: niet goed uitgevoerd werk en beschikbare documenten