Je hoorde het van iemand anders: hoe blijft dat herkenbaar?

Een samenvatting heeft twee herkomstrollen

Wanneer iemand vertelt wat hij heeft gezien, is hij de bron van die waarneming. Wanneer jij het gesprek later samenvat, ben jij de schrijver van de samenvatting. Beide rollen zijn van belang. De tekst kan inhoudelijk over een ander gaan en toch jouw woordkeuze bevatten. “Volgens mijn samenvatting van het gesprek” maakt die verhouding duidelijker dan een formulering die klinkt als een letterlijk ontvangen uitspraak.

ACM ConsuWijzer noemt onder meer e-mails en andere documenten bij het beschrijven van niet goed uitgevoerd werk. Een beschikbaar oorspronkelijk bericht kan naast een samenvatting blijven bestaan. Het heeft een andere functie: daarin is zichtbaar wat werkelijk geschreven is, terwijl de samenvatting helpt de kern terug te lezen. Deze gids beoordeelt geen juridische bewijswaarde van een gesprek of bericht.

Bron bij deze uitleg:ACM ConsuWijzer: niet goed uitgevoerd werk en beschikbare documenten

Een alledaags woord kan ongemerkt technischer worden

In een gesprek kan iemand zeggen dat een plek “niet meer nat leek”. Als je daarvan “de leiding was hersteld” maakt, verandert de betekenis. De eerste zin beschrijft een uiterlijk, de tweede benoemt een herstelstatus. Ook “iemand keek ernaar” is niet hetzelfde als “de oorzaak is vastgesteld”. Een samenvatting blijft inhoudelijk bruikbaar wanneer zij zulke sprongen niet maakt en herkenbaar dicht bij de ontvangen mededeling blijft.

Tijdwoorden verdienen dezelfde aandacht. “Eerder vandaag” hoeft geen ochtend te betekenen. “Na het bezoek” noemt een relatie, geen kloktijd. Als die details niet zijn besproken, hoeft de samenvatting ze niet toe te voegen. Je kunt de ontbrekende precisie laten staan. Een kort maar begrensd verslag zegt dan meer over de informatiebasis dan een uitgebreid verhaal dat de onbekende delen zelf heeft ingevuld.

Bron bij deze uitleg:ACM ConsuWijzer: niet goed uitgevoerd werk en beschikbare documenten

Een begeleidende tekst is onderdeel van de uitleg

Bij wateroverlast aan erfgoed noemt de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed foto's en verklarende tekst als documentatie. Die bron gaat over erfgoed; zij schrijft hier geen algemeen incidentformat voor. Het voorbeeld verduidelijkt wel dat uitleg iets toevoegt aan een beeld. Bewaar daarom of de begeleidende zin van de maker komt, van de ontvanger of uit een later gesprek. Dezelfde foto kan immers met verschillende toelichtingen worden besproken.

Bron bij deze uitleg:Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed: documenteren bij wateroverlast aan erfgoed

Een fictief gesprek met een beperkte uitkomst

Fictief voorbeeld: een buur zegt dat hij na thuiskomst een vochtige rand zag. Jij schrijft later dat de buur op dinsdag na thuiskomst die rand opmerkte. Je voegt niet toe dat het water vanuit een specifieke bovenwoning kwam. Dat heeft de buur niet vastgesteld. Het dossier onderscheidt vervolgens jouw eigen foto van woensdag van de ontvangen waarneming van dinsdag.

Komt er later een preciezere uitleg, dan kan die als nieuwe bron worden toegevoegd. De eerste samenvatting blijft herkenbaar als tekst op basis van het eerdere gesprek. Dat maakt zichtbaar waarom je beschrijving veranderde, zonder te doen alsof de latere informatie vanaf het begin al bekend was.

Bron bij deze uitleg:ACM ConsuWijzer: niet goed uitgevoerd werk en beschikbare documenten