Een dossieroverzicht van vandaag kan gebeurtenissen van vorige week bevatten

Een overzicht heeft een eigen datum naast de bronmomenten

Een dossieroverzicht is een nieuwe presentatie van bestaande informatie. De datum waarop je het samenstelt zegt wanneer die presentatie ontstond. De bronnen erin kunnen een eerdere ontdekking, foto, afspraak of onderzoeksbevinding beschrijven. Een nieuwe lezer moet beide lagen kunnen herkennen. Anders kan een overzicht van vandaag worden gelezen alsof iedere foto de toestand van vandaag toont en iedere beschreven handeling vandaag is uitgevoerd.

Een duidelijke peildatum zegt bovendien welke informatie bij het samenstellen beschikbaar was. Zij betekent niet dat alle onderdelen op die dag zijn gecontroleerd. Een open vraag kan open blijven terwijl het overzicht wordt overgedragen. De tekst kan dat expliciet benoemen, zodat de ontvanger niet uit een nieuwe documentdatum afleidt dat het hele incident opnieuw is beoordeeld of inmiddels is afgerond.

Bron bij deze uitleg:ACM ConsuWijzer: niet goed uitgevoerd werk en beschikbare documenten

Een oude foto houdt haar eigen beeldmoment

Apple beschrijft foto-informatie met onder meer datum en tijd, en de mogelijkheid om die gegevens aan te passen. Bij een overgenomen beeld blijven daarom de bekende herkomst en tijdinformatie belangrijk. De datum van het nieuwe overzicht vervangt die gegevens niet. Als de opnamedatum onbekend is, hoort dat bij het beeld. Een nieuw documentkader kan een onbekende beeldtijd niet alsnog tot een exacte gebeurtenistijd maken.

Ook een ontvangen conclusie houdt haar eigen moment en bereik. Een verslag van vorige week kan over één onderdeel gaan. De samensteller kan de kern samenvatten, maar daarmee wordt het verslag geen actuele uitspraak over alle ruimtes. Verwijs in gewone tekst naar de benoemde bron en laat weten wat de samenvatting wel omvat. Het dossier belooft geen technische vrijgave, herstelkwaliteit of bruikbaarheid van de woning.

Een samenvatting kan bovendien een kortere inhoud hebben dan het onderliggende dossier. Maak daarom herkenbaar welke open vragen en bronstukken worden meegenomen. De peildatum alleen zegt niet dat alles is opgenomen. Het verschil tussen beschikbare informatie en geselecteerde informatie voorkomt dat een ontvanger afwezigheid in het overzicht als afwezigheid in het hele incident leest.

Bron bij deze uitleg:Apple: foto-informatie, datum, tijd en bewerkbare metadata·ACM ConsuWijzer: niet goed uitgevoerd werk en beschikbare documenten

Een fictieve overdracht met een nog open antwoord

Fictief voorbeeld: op vrijdag maakt een bewoner een overzicht voor een nieuwe contactpersoon. Het bevat de ontdekking van maandag, een foto van dinsdag en een werkbericht dat donderdag binnenkwam over woensdag uitgevoerd werk. Vrijdag is de samensteldatum. De vier verschillende momenten worden niet samengevoegd. De vraag over een andere ruimte blijft open omdat hierover nog geen ontvangen toelichting in het overzicht zit.

ACM ConsuWijzer noemt afspraken, berichten en foto's als relevante documenten bij een werkprobleem. Een overdracht kan die stukken overzichtelijk bijeenbrengen zonder hun oorspronkelijke functies te veranderen. Komt zaterdag nieuwe informatie binnen, dan is dat een aanvulling op de stand van vrijdag. De eerdere versie hoeft niet te suggereren dat zij zaterdag al die kennis bevatte. Zo blijft de geschiedenis van het incident én van de beschikbare informatie leesbaar.

Bron bij deze uitleg:ACM ConsuWijzer: niet goed uitgevoerd werk en beschikbare documenten